legal/Retentiebeleid

1. Inleiding

Sentrivo bewaart persoonsgegevens en bedrijfsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaarperiode vereisen. Dit retentiebeleid geeft een overzicht van alle bewaartermijnen die Sentrivo hanteert.

2. Bewaartermijnen per Gegevenscategorie

Gegevenscategorie	Bewaartermijn	Grondslag	Toelichting
Niet-betaalde checks	3 maanden	Gerechtvaardigd belang	Worden automatisch verwijderd na 3 maanden inactiviteit
Gratis rapporten	12 maanden	Gerechtvaardigd belang	Toegankelijk via het dashboard gedurende 12 maanden
Betaalde rapporten	7 jaar	Wettelijke verplichting	Fiscale bewaarplicht conform Burgerlijk Wetboek
Facturen / Betalingen	7 jaar	Wettelijke verplichting	BTW-administratieplicht conform Wet OB 1968
Audit logs	12 maanden	Gerechtvaardigd belang (beveiliging)	Na 12 maanden anonimisering of verwijdering
Logingeschiedenis	12 maanden	Gerechtvaardigd belang (beveiliging)	Gebruikt voor beveiligingsmonitoring
Inactieve accounts	24 maanden	Gerechtvaardigd belang	Markering na 12 maanden; verwijderplanning na 24 maanden

3. Inactieve Accounts

Sentrivo hanteert het volgende beleid voor inactieve accounts:

12 maanden inactiviteit: het account wordt gemarkeerd als inactief. De gebruiker ontvangt een melding.
24 maanden inactiviteit: het account wordt ingepland voor verwijdering. De gebruiker ontvangt een laatste kennisgeving.
De gebruiker kan te allen tijde inloggen om zijn account te reactiveren.

4. Automatische Verwijdering

Sentrivo voert maandelijks een automatische controle uit op bewaartermijnen. Gegevens die de bewaartermijn hebben overschreden worden geanonimiseerd of verwijderd, tenzij een wettelijke grondslag voortgezette bewaring vereist.

5. Recht op Verwijdering

Gebruikers kunnen een verwijderverzoek indienen via het Privacy Center in hun account of via privacy@sentrivo.nl. Sentrivo verwerkt verzoeken binnen 30 dagen, met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen.

6. Uitzondering: Wettelijke Bewaarplicht

Gegevens die op grond van wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar) bewaard moeten worden, kunnen niet op verzoek worden verwijderd voor het verstrijken van de wettelijke termijn.

7. Contact

Voor vragen over het retentiebeleid: privacy@sentrivo.nl.